• Adam B, Adam Z
• 11 marca, 2024

Jak całkowicie zrezygnować z papierowych faktur?

Masz dość ciągle rosnącej sterty dokumentów sprzedażowych? Wystawianie faktur i paragonów zabiera Ci zbyt wiele czasu? Chcesz w końcu jakoś przyspieszyć te działania i ułatwić sobie „papierologię”? Pokażę Ci, jak to zrobić. Zapraszam do lektury!

E-faktura i e-paragon a wymogi prawne

Chcąc przejść na system e-fakturowania, trzeba spełnić kilka wymogów, jakie stawia przed przedsiębiorcami polskie prawo.

Paragony w sklepie internetowym

Po pierwsze, dokonując zakupu online, klient musi wyrazić zgodę na otrzymanie paragonu w formie elektronicznej. Da się to rozwiązać poprzez odpowiedni zapis w regulaminie sklepu internetowego lub checkbox przy formularzu zamówienia. Zwykle zalecam odpowiedni zapis w regulaminie sklepu, aby komplikować procesu zakupowego kolejnych checkboxem. Paragon można wystawiać, gdy wartość transakcji nie przekroczyła 450 zł – wtedy jego moc prawna jest tożsama z fakturą. Przy wyższej kwocie musi być wystawiona faktura. W razie wątpliwości skonsultuj temat z fachowcem — radcą prawnym lub z księgową. W Yasecure znajdziesz fachową pomoc z automatyzacją i wdrożeniem usprawnień z wykorzystaniem BaseLinkera.

US – dokumenty!

Po drugie, trzeba pamiętać o comiesięcznym przekazywaniu dokumentów do urzędu skarbowego. Dla wystawianych faktur jest to realizowane przez Jednolity Plik Kontrolny (JPK). Zwolnione ze składania tego dokumentu są osoby, prowadzące np. jednoosobową działalność gospodarczą i niebędące vatowcami. Jeżeli sklep wystawia także paragony, w odpowiednie pole JPK należy wpisać sumę ze sprzedaży detalicznej z całego miesiąca. Fachowej pomocy w tym zakresie udzieli Ci Twoja księgowa.

Sprzedaż detaliczna: czy paragon jest wciąż niezbędny?

Warto też wiedzieć, że w przypadku detalicznej sprzedaży stacjonarnej z odbiorem osobistym wydanie paragonu jest w większości przypadków obowiązkowe. Można też na życzenie klienta wydać mu fakturę na podstawie paragonu, a do egzemplarza pozostającego w firmie dołączyć paragon fiskalny. Są jednak odstępstwa od tej reguły. Szczegółowe informacje na ten temat podaje Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 grudnia 2021 w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Sprawdzisz tam, które produkty bądź usługi są zwolnione z ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kas fiskalnych, a które nie podlegają zwolnieniu.

KSeF: rewolucja przesunięta, ale nieunikniona?

Krajowy System e-Faktur (KSeF): to pojęcie spędzało sen z powiek wielu przedsiębiorcom. A zwłaszcza tym, którzy dotychczas nie mieli wdrożonej automatyzacji. Obowiązek korzystania z tego systemu miał wejść w życie już w lipcu 2024 r. Niedawno jednak pojawiła się informacja, iż Ministerstwo Finansów przesunęło ten termin. Przeprowadzony audyt ma dać odpowiedź m.in. na pytanie, czy system będzie wystarczająco wydajny i nie utrudni prowadzenia działalności.

I choć nie ma raczej co liczyć na to, że KSeF stanie się obligatoryjny już w tym roku – jego wdrożenie jest nieuniknione. Dobrze więc uprzednio przygotować się do zmian, czyniąc pewne kroki w kierunku automatyzacji obsługi faktur w sklepach online.

Jak połączyć automatyzację fakturowania z moim sklepem online? Jak przejść na e-faktury?

Decydując się na zautomatyzowanie procesu wystawiania dokumentów sprzedażowych, należy przejść przez kilka etapów. A zatem:

1. Poinformuj swoich pracowników o planowanej zmianie. Wówczas przygotujesz ich na to, że zostanie wdrożony nowy, ułatwiający pracę system.
2. Skonsultuj zamierzenia ze swoją księgowością. Niekiedy biura księgowe podchodzą sceptycznie do takich zmian. Co wtedy? Możesz oczywiście odpuścić i działać po staremu. Albo… poszukać innych możliwości współpracy. Polecam Ci kooperację z takim biurem księgowym, które nie ma problemu z wprowadzaniem nowych technologii do firmy. Naprawdę warto mieć zaufane, nadążające za postępem w technologiach e-commerce biuro rachunkowe.
3. Znajdź firmę, która sprawnie przeprowadzi dla Ciebie proces przejścia na e-faktury.

Jak to powinno przebiegać? Oto przykładowa kolejność prac:

• research: zweryfikowanie dotychczas stosowanych przez Ciebie rozwiązań (gdzie obecnie wystawiasz faktury? gdzie dalej chcesz je przekazywać?),
• sprawdzenie, czy konieczne będzie zainstalowanie dodatkowych modułów bądź integracji,
• wyznaczenie zakresu prac i sporządzenie kosztorysu,
• ustalenie terminu przeprowadzenia procesu (najlepiej to zrobić pod koniec dnia lub na początku nowego, by nie musieć wstrzymywać na dłużej sprzedaży w sklepie online),
• wdrożenie ustalonych wcześniej działań i skonfigurowanie systemu wystawiania e-faktur,
• wsparcie po zrealizowaniu usługi.

4. Zadbaj o przeszkolenie pracowników – wytłumacz, jak działa system i w jaki sposób z niego korzystać.
5. Testuj. Warto przeanalizować osobiście pierwsze kilkadziesiąt faktur, wystawianych automatycznie. Jeśli nie ma w nich błędów, dalsza ręczna kontrola nie jest konieczna.
6. Regularnie sporządzaj back-upy. Dbaj, by zawsze mieć aktualną kopię zapasową systemu, przechowującego e-faktury (a konkretnie – kopię bazy dokumentów). Wiele programów zapewnia generowanie takich kopii. Back-up należy przechowywać w innym miejscu niż oryginalną bazę.

E-faktury: główne korzyści dla Twojego e-commerce

Być może zastanawiasz się: no dobrze, ale właściwie, po co to wszystko? Czy trzeba aż tyle zachodu?

Wdrożenie e-faktur w miejsce tradycyjnych, papierowych dokumentów niesie mnóstwo korzyści dla Twojej firmy. Przede wszystkim:

• pozbywasz się kłopotu z ręcznym anulowaniem faktur w przypadku zwrotów towaru lub zgłoszeń niezgodności z zamówieniem,
• stajesz się bardziej ekologiczną firmą, bo nie zużywasz papieru na setki wydruków,
• oszczędzasz na materiałach biurowych i eksploatacyjnych do drukarek,
• nie musisz pamiętać o umieszczaniu papierowych faktur w wysyłanych do klientów paczkach,
• eliminujesz konieczność regularnego serwisowania kasy fiskalnej, pilnowania kończącej się taśmy i ręcznego generowania dobowych, miesięcznych i rocznych raportów,
• przestajesz gromadzić stosy dokumentów z kilku lat w zajmującej miejsce fizycznej postaci,
• eliminujesz ryzyko błędnego wprowadzenia danych kupującego (które występuje przy ręcznym generowaniu dokumentów),
• poświęcany dotychczas na biurokratyczne sprawy czas możesz przeznaczyć na coś innego – np. rozwój swojego sklepu online.

Jak widzisz, opłaca się dokonać automatyzacji powtarzalnego procesu, jakim jest wystawianie dokumentów sprzedaży. Co więcej, nie tylko Ty skorzystasz na wdrożeniu systemu e-faktur!

Co klienci zyskują dzięki e-fakturom?

Otrzymując dowód zakupu w formie elektronicznej, klient nie musi przejmować się ryzykiem zgubienia papierowej faktury. W przypadku paragonów dodatkowy kłopot stanowi fakt, że papier z drukarki fiskalnej z czasem ulega wyblaknięciu. To może utrudniać ewentualną reklamację czy realizację gwarancji na produkt. Dla dokumentu elektronicznego ten problem znika. Klient zawsze może wrócić do niego na swojej poczcie elektronicznej lub pobrać plik z fakturą w formie PDF. Dodatkowo dowodem zakupu online jest też potwierdzenie przelewu z aplikacji bankowej.

Automatyzacja wystawiania faktur: brzmi strasznie? Nie ma powodów do obaw. Wdrożenie takiego rozwiązania w Twoim e-commerce przełoży się na oszczędności – zarówno czasowe, jak i finansowe.