• Adam B, Adam Z
• 16 marca, 2024

Paragony? Faktury? Jak najlepiej to zautomatyzować, aby o tym nie myśleć?

Planujesz wkrótce ruszyć ze swoim sklepem internetowym? Zastanawiasz się, jak rozwiązać kwestię rozliczeń i dokumentów sprzedażowych? Odpowiedź brzmi: automatyzacja. W tym artykule naprowadzimy Cię na kilka kwestii z tym związanych. Zapraszam do lektury!

Sprzedaż: wyłącznie online czy online + stacjonarna?

Pierwsza rzecz do rozważenia to forma sprzedaży. Dlaczego? W przypadku handlu detalicznego na miejscu – w sklepie – sprzedawca musi wystawiać paragony. Płacący gotówką klient ma dostać dowód zakupu właśnie w postaci papierowego paragonu. Gdy sprzedaż jest wyłącznie wysyłkowa, można postawić na e-faktury – czyli pełną automatyzację.

Jak widzisz, prowadzenie sprzedaży jedynie online może znacznie ułatwić Ci tzw. papierologię. Jeśli dopiero zaczynasz, może to właśnie stworzenie e-commerce będzie najlepszym krokiem do rozkręcenia sprzedaży na start?

Kwestie prawne – co jeszcze muszę wiedzieć, zanim wystartuję?

No dobrze. Załóżmy, że zapadła decyzja o otworzeniu sklepu internetowego. Masz swój asortyment, klient kupuje u Ciebie produkt online i płaci od razu przy składaniu zamówienia. Co wówczas z dokumentem sprzedażowym? Masz zasadniczo dwie możliwości:

• wystawiasz fakturę w odpowiednim systemie (lub tworzysz sobie plik-formatkę), drukujesz i wrzucasz do paczki, wysyłając wraz z towarem albo…
• …automatyzujesz wysyłkę faktur: dokument jest wystawiany od razu po opłaceniu zamówienia i wysyłany do klienta mailowo, w formie pliku PDF.

Druga opcja jest dla Ciebie (i dla klienta) korzystniejsza. Dlaczego? O tym za chwilę. Tutaj jest bowiem pewien kruczek, o którym trzeba wspomnieć. Otóż klient musi wyrazić zgodę na otrzymanie dokumentu sprzedażowego w formie pliku, a nie papierowej faktury.

Jak to rozwiązać? Nie będziesz przecież dzwonić czy pisać do każdego kupującego… Zasadniczo wystarczy dodać odpowiedni punkt w regulaminie sklepu internetowego. Możesz też utworzyć osobny checkbox przy formularzu składania zamówienia. Takie pole klient zaznacza, aby zgodę na otrzymanie faktury w formie elektronicznej. Jeżeli chce jednak otrzymać papierowy dokument, wtedy musi wysłać osobną prośbę, np. na adres e-mail sklepu.

Korzyści z wystawiania e-faktur, czyli na co mi ta automatyzacja?

Być może nadal zastanawiasz się: ale po co właściwie mam to automatyzować? Dopiero zaczynam, pewnie nie będzie wielu klientów… Te kilka faktur dziennie ogarnę przecież ręcznie bez problemu. Zgadza się. Kilka – tak. A gdy już przybędzie klientów? W pewnym momencie może zabraknąć Ci czasu na ręczne wklepywanie kolejnych danych do systemu, drukowanie, weryfikowanie…

Jest jeszcze jedna kwestia: KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur. Obowiązkowe wdrożenie obsługi dokumentów sprzedażowych przez tę platformę zostało odsunięte w czasie (pierwotnie obowiązek miał istnieć od 1 lipca tego roku). Prędzej czy później system zacznie jednak obowiązywać. Lepiej więc zawczasu przygotować się, wdrażając w swoim biznesie automatyzację faktur.

E-faktury zamiast dokumentów papierowych

Wdrożenie automatyzacji w wystawianiu faktur ma wiele zalet. I to zarówno dla Ciebie, jako sprzedawcy, jak i dla Twojego klienta. Zacznijmy od Ciebie. Wprowadzając system e-faktur:

• ułatwiasz sobie życie, jeśli chodzi o zwroty paczek – wystarczy, że zostanie wystawiona faktura zerująca, gdy już zarejestrujesz zwrot,
• oszczędzasz na materiałach eksploatacyjnych i biurowych (koniec ze żmudnym drukowaniem pojedynczych dokumentów!),
• działasz ekologicznie – nie marnujesz niepotrzebnie papieru na kolejne wydruki,
• oszczędzasz swój cenny czas, który jako przedsiębiorca możesz zagospodarować inaczej, np. poświęcić na opracowanie strategii marketingowej,
• nie musisz już pamiętać o wrzuceniu każdej faktury do właściwej paczki – system wysyła dokument prosto do klienta!

Co natomiast zyskuje zamawiający? Głównie wyeliminowany problem zawieruszonych faktur. W razie potrzeby może znaleźć dokument na swoim e-mailu. Ponadto dostaje dowód zakupu od razu po zrealizowaniu i opłaceniu zamówienia.

Dlaczego warto zrezygnować z paragonów?

Wciąż skłaniasz się ku uruchomieniu sprzedaży stacjonarnej? Doradzam Ci jedno: nie zaczynaj z tradycyjną kasą fiskalną. To rozwiązanie ma wiele wad… Po pierwsze, sama taka kasa to niemały wydatek. Dalej – trzeba pilnować kończącej się taśmy i zastępować ją nową. Należy dokonywać przeglądu urządzenia raz na rok (obowiązek ustawowy!). Właściciele kas fiskalnych muszą ponadto sporządzać raporty – dzienne, miesięczne i roczne, a następnie przechowywać wydruki przez określony czas. Pamięci drukarek fiskalnych mają też ograniczoną pojemność, co staje się kłopotem przy rosnącej liczbie zamówień. A klient? Klient się irytuje, gdy paragon po paru miesiącach wyblaknie, a nowe buty lub części komputerowe były jeszcze na gwarancji. Co więc zamiast tego?

Jeśli już musisz wystawiać paragony, zdecyduj się na ich elektroniczną wersję – i kasę online albo kasę wirtualną. Według raportu Deloitte z lutego 2023 r. więcej niż 70% Polaków wykazuje otwartość na korzystanie z nowego rozwiązania, jakim są e-paragony. Aż 55% badanych osób zadeklarowało, że przy kasie może otrzymywać tylko paragon w formie elektronicznej. Najczęściej taki dokument generowany jest w specjalnej aplikacji lub przesyłany mailowo albo SMS-em.

Automatyzacja automatyzacją, a co z personalizacją?

Być może zastanawiasz się, jak personalizowanie dokumentów sprzedażowych ma się do automatyzacji. Nie chcesz standardowych szablonów faktur lub e-paragonów? Zależy Ci, by na dokumencie widniało logo Twojej marki? Bez obaw. Systemy umożliwiają stworzenie własnego wzoru faktur. Możesz nawet ustawić wybrany sposób ich numerowania, a także zdywersyfikować wydruki w zależności od tego, kto jest klientem (firma czy osoba prywatna). Jak widzisz, automatyzacja nie odbiera możliwości dostosowania systemu do swoich potrzeb.

Sklep internetowy a księgowość

Prowadzenie działalności na większą skalę zwykle wiąże się z korzystaniem z usług biura rachunkowego. Zanim jednak podpiszesz umowę na prowadzenie księgowości, upewnij się, że wybrana firma nadąża za postępem w e-commerce.

Niestety, księgowość często reaguje oporem na wiadomość o wdrażaniu innowacyjnych systemów i automatyzacji. Możesz usłyszeć np. coś takiego:

„Automatyzacja?! Ja sobie to sama ręcznie wprowadzam i drukuję wszystkie dokumenty, nie potrzebuję żadnych dodatkowych programów”.

I co wtedy? Jeżeli realnie myślisz o usprawnieniu wielu procesów sprzedażowych, poszukaj księgowości, która jest otwarta na postęp. Pracownicy takiego biura mają wiedzę na temat systemów automatyzacji dla biznesów online.

Zaprzyjaźnij się z BaseLinkerem!

Myślisz: e-commerce? Pomyśl: BaseLinker! Dlaczego? Bo jest to rozbudowany, dający wiele Ci możliwości system do zarządzania biznesem online. Dzięki niemu nie musisz zakładać wielu kont, instalować licznych aplikacji oraz uczyć się obsługi kolejnych programów. BaseLinker:

• gromadzi wszelkie zamówienia, spływające do Ciebie z różnych źródeł (np. z PrestaShop, Allegro, eBay i innych) w jednym miejscu,
• pozwala synchronizować stan magazynowy ze sprzedażą, więc nie musisz ręcznie pilnować zasobów,
• umożliwia szybką współpracę z innymi kontrahentami, np. z hurtowniami,
• gromadzi firmy kurierskie w jednym miejscu,
• informuje Cię o zmianach statusu zamówienia i przesyłki,
• pozwala zautomatyzować wiele działań z zakresu obsługi klienta, np. wysyłkę e-maili po zamówieniu,
• reguluje ceny, reagując na zmienną sytuację na rynku (gdy zechcesz oczywiście korzystać z tej funkcjonalności),
• umożliwia wgranie własnego szablonu faktury,
• generuje dokumenty sprzedażowe i faktury korygujące na podstawie systemu zwrotów,
• da się zsynchronizować z księgowością online.

Jedyne, czego musisz pilnować, to regularne back-upy bazy. Przechowuj je w innym miejscu, aby mieć pewność, że żadne dane nie przepadną.

Mam nadzieję, że udało mi się przekonać Cię do automatyzacji. Wszystko sprowadza się do tego, żeby ułatwiać sobie życie i upraszczać niektóre procesy, zamiast tracić czas na te same, powtarzalne czynności. Pamiętaj, że nie musisz tego robić samodzielnie! Usługa wdrożenia automatyzacji w e-commerce to coś, co możesz zlecić agencji interaktywnej. Warto skonsultować swój pomysł ze specjalistami, by wspólnie z nimi znaleźć optymalne dla Twojego biznesu rozwiązanie. A jeśli chcesz dostawać jeszcze inne, biznesowe porady za darmo, zostaw nam swój e-mail i zapisz się na newsletter. Powodzenia, początkujący adepcie e-commerce!